成果發表會申請 - 申請核銷FAQ

申請核銷FAQ

經費相關問題:

1. 問:請問工程中心的成果發表會補助是否提供計畫編號至主辦學校?相關活動經費如何撥付?

答:本中心所提供的學門補助案因非專題計畫,故無計畫編號提供主辦學校。會議所有費用請由主辦單位先行墊付,並於會後一個月內將會議原始憑證以及相關成果資料紙本以及電子檔寄回工程中心進行核銷,待核銷完成後由本中心寄發支票至主辦學校進行結案。

2. 問:申請成果發表會補助時一定要列發表的計畫名稱以及計畫編號嗎?

答:是,請於申請表第12項:「會議內容」中,簡列此場會議預計發表的科技部工程司補助計畫,至少須列10篇。

3. 問:有關中心補助的誤餐費定義為何?

答:誤餐費係指因會議流程進行而延誤或壓縮用餐時間,所補助之費用。
(1) 若會議用午/晚餐之流程為當日會議之最後一項流程,因會議結束而無延誤之事實,其餐費無法核銷。
(2) 以補助會議當日用餐費用為原則,行前籌備會議等餐費無法核銷。
(3) 以補助正餐為原則,茶點時間的餐費無法核銷。請提供會議議程以茲佐證。
(4) 與會者每人每餐補助100元整,一日上限為250元整。
(5) 因響應環保政策,免洗餐具、瓶裝水、杯水等無法核銷。
(6) 正餐時使用的茶包、餅乾、咖啡得納入餐費計算。

4. 問:會議當中所需聘用的臨時工應該如何申請?

答:聘用辦法依主辦單位校內流程辦理即可。
(1) 臨時工資所衍生的勞健保費用得申報之。
(2) 若主辦單位於申請時有勾選自願建置虛擬展場,則於舉辦會議前後一個月內,建置虛擬展場之工時得申報之。
(3) 因專/兼任助理已受領科技部計畫中的助理費用,故若聘為臨時工,則無法核銷其臨時工資。
(4) 臨時工資以補助會議當天之工時為原則,行前籌備之工時無法核銷。

5. 問:邀請的講者可報支出席費或演講費嗎?

答:本中心僅補助講者的主持費。
(1) 演講費、審查費、出席費、審稿費、交通費、國際學者日支生活費、機票等講者費用恕無法核銷。
(2) 主持費所衍生的二代健保費用得申報之。
(3) 主辦學校之校內教師、科技部部會內人員、國立成功大學教師皆無法支領主持費。

6. 有關雜費,常見核銷項目:

(1) 可核銷項目如下:
  • 碳粉、紙張 (必須為此會議所用)
  • 獎牌、獎盃 (必須為此會議所用)
  • 電腦耗材 (請於合理範圍內購置,不得將整部電腦拆解為耗材申報)
  • 記憶卡、隨身碟
  • 錄影帶
  • 錄音筆
  • 簡報筆
  • 電池
  • 會議資料袋
  • 名牌帶、名牌夾
  • 設備租用費 (例:WIFI)、設備維護費
  • 小白板
  • 桌花盆花
  • 桌巾、紅布條
(2) 無法核銷項目如下:
  • 檯燈、電風扇、熱水器等小家電
  • 會議制服、背心、帽子、馬克杯
  • 辦公桌椅、OA隔板
  • 禮品、禮盒
  • 汽機車油費、過路費
  • 計程車資
  • 電話費
  • 相片沖洗費
  • 手續費
  • 團體旅遊費用
  • 飯店住宿費用
  • 門票
  • 旅遊保險
(3) 具爭議性的品項
  • 投影機燈泡
  • 免洗餐具
  • 清潔用品、衛生紙、垃圾袋/桶、抹布、棉花棒、牙籤等生活用品

7. 問:經費項目可以流用嗎?

答:可以,可在申請的經費項目間流用,但不可流用至未申請的經費項目。

8. 問:我們事後發現忘記申請主持費,怎麼辦?

答:請來函告知增列申請經費項目即可,但若已收到核定公文,亦可來函增列,但增加之金額恕無法重新審核。


結案成果繳交:

1. 問:有關成果報告書是否一定要繳交紙本?

答:是,成果報告書須請主持人蓋章或簽名,再掃描成PDF檔後,連同紙本一起繳交。

2. 問:會議參加人員名冊以及簽到表是否相同?

答:如報支會議誤餐費請務必提供會議當日實際出席人員簽到表以茲佐證。 另,簽到表不等同於參加人員名冊,請留意。

3. 問:結案繳交的文件中,是否一定要提供授權同意書?

答:是,因結案時須繳交會議中發表的簡報檔、海報及演講錄影檔等,而 其資料均須經原作者同意,本中心才可留存或上網公開播放。若原作者不願將其著作公開亦可,但致簡報檔、海報、演講錄影等任一項資料無法提供的情形,請另行註記告知。(例如:3場演講的講者都不願授權,致此場會議無法提供任何演講錄影檔,此情形請另行告知。)


其他事宜:

1. 問:可以發電子公文嗎?

答:可以,因本中心駐點單位為成功大學,故受文單位請選擇:「國立成功大學」,且請額外加註「科技部工程司工程科技推展中心」。

2. 問:會議舉辦日期改了怎麼辦?

答:請來函告知更改日期即可。

3. 問:會議名稱也改了怎麼辦?

答:請來函告知更改會議名稱即可。

4. 問:會議舉辦地點臨時更換了?

答:請於寄送核銷資料的公文中註明即可。

5. 問:會後來不及一個月內寄件來核銷怎麼辦?

答:請來文告知,並請於文中註明預計完成時間。

6. 問:核銷被退件的話,補正資料後還需要發文至工程中心嗎?

答:需要,請再發函並連同補正後的資料寄至本中心。

7. 問:收到結案支票了,之後要怎麼做呢?

答:請開立收據或領據並寄回至本中心辦理結案即可。



如遇任何問題,敬請不吝聯繫,本中心將竭誠為您服務。

聯絡電話:06-2757575 轉 61209
電子信箱:em61209@email.ncku.edu.tw
申請相關業務:張哲維 先生
核銷相關業務:鄭凱芸 小姐